人員與部門

「人員」與「部門」是 HR 設定的地基。在您啟用任何流程——出勤、請假、招募——之前，先把團隊名冊與組織結構建立好，後面的核准與可見性才會順。

人員（People）

人員區是您的員工名錄。Optserv 中的每個人都包含：

• 姓名與聯絡資訊 — 用於內部溝通與留存紀錄
• 角色 — Admin、HR、Manager 或 Employee（決定其權限）
• 部門 — 決定申請會送給哪位主管核准
• 狀態 — 在職、停用、已離職（offboarded）

邀請員工

到 People → Invite，輸入員工 Email 並立刻指派角色。對方會收到加入公司的邀請信。

最佳實務： 指派「剛好足夠」完成工作的最小角色。多數員工應為 Employee 或 Manager；HR 與 Admin 應限制在真的需要的人。

離職（Offboarding）

有人離開時，請在 Optserv 進行離職/停用。這會：

1. 將狀態設為「offboarded」
2. 移除他對員工 Web App 的存取
3. 若啟用了帳號共享，會觸發存取撤銷——把他從所有共享憑證的存取清單移除

離職流程是確保離職者「跨系統」失去存取權的方式，而不只是在 HR 裡把人標記離職。

部門（Departments）

部門有兩個目的：核准分流與可見性範圍。

核准分流 — 員工送出請假或加班申請時，會送到其部門的主管核准。若部門沒有指派主管，則會升級到 HR。

可見性範圍 — Manager 只能看到自己部門的人，而不是全公司。正確的部門歸屬能確保主管看到「應該看到的」，而不是更多。

建立部門

到 Company → Departments 建立結構，建議在邀請人之前先完成。常見起始部門：

• Engineering（工程）
• Operations（營運）
• Sales & Marketing（業務與行銷）
• Finance（財務）

隨著公司成長，您可隨時改名、合併或重組部門。

指派主管

每個部門可以指定一位主管。主管必須具有 Manager 角色。一個人可以管理多個部門。

組織圖（Org chart）

組織圖會根據人員與部門結構自動生成。當您新增、調整或離職人員時，組織圖會同步更新。